El proceso de convalidar y acreditar las notas en los estudiantes de intercambio es un aspecto que preocupa mucho tanto a padres como alumnos. Sin embargo, en este post vas a descubrir cómo convalidar tus estudios sin invertir mucho tiempo, de una manera mucho más sencilla y rápido.
Pasos para convalidar los estudios en USA
Obtener la certificación académica
Esto incluye:
- Certificación de notas (transcript en inglés)
- Carta explicativa del sistema de bloques o sistema de trimestres: deberás solicitarla al centro escolar en el caso de que hayas tenido uno de estos dos sistemas a lo largo del curso.
- Obtención del diploma o carta sustitutiva: deberás solicitar el diploma ordinario o ‘carta sustitutiva de no diploma’ en el caso de que curses grado 12, equivalente a 2º de Bachillerato. Hay High Schools que sí dan diploma a estudiantes internacionales y otros que no lo conceden. En el caso de que no te lo concedan es cuando tendrás que solicitar la ‘carta sustitutiva de no diploma’.
Una vez hayas obtenido todos estos documentos, tendremos que pasar a la parte de validación y legalización.
Legalización de documentos
Este paso consiste en legalizar el certificado de notas (transcript), además del resto de documentos.
(*Carta explicativa de sistema de trimestres o sistema de bloques, diploma ordinario o ‘carta sustitutiva de no diploma’).
Podrás conseguirlo a través primero de un Notario Público (muchas veces la figura del notario se encuentra en el mismo High School), después los documentos pasarán por el County Clerk** (en el caso de que en tu estado sea requisito imprescindible) y, por último, por la Secretaría de Estado correspondiente a tu estado. Te ponemos un ejemplo. Si has cursado tu año escolar en Arkansas, deberás enviar por correo postal tus documentos o acudir presencialmente a Arkansas Secretary of State.
*County Clerk: es el llamado Secretario del Condado. En algunos estados se requiere que la firma del notario en tus transcripts sea certificada por el County Clerk de esa localidad, verificando que ese notario público está habilitado. Para ello, hay que llevar la firma del notario a su oficina o enviar el documento vía correo postal. El Secretario del Condado es quien certifica que ese documento notarizado por el notario público es legal y tiene validez.
¿Tienes más dudas? ¡Te las resolvemos!
Preguntas frecuentes sobre el proceso de legalización de notas
¿Quién es el Guidance Counselor?
El Guidance Counselor es un orientador del centro educativo que ayuda a los estudiantes internacionales a solicitar sus notas, especialmente cuando se necesitan pedir con antelación o hacer alguna solicitud en especial.
La figura del orientador no siempre está presente en todos los colegios, depende de muchas variables. Sin embargo, siempre habrá personal administrativo del centro que ayudará a los estudiantes a seguir todos los pasos correctamente. Por supuesto, el estudiante siempre podrá solicitar sus notas finales por sí mismo, sin la necesidad de acudir al Guidance Counselor.
¿Dónde se puede encontrar un notario público en Estados Unidos?
Suele estar presente en la mayoría de los centros educativos. Su figura es un tanto distinta de la que tenemos en España; en Estados Unidos, por lo general, siempre hay alguien en el centro que ejerce esta función y puede dar fe de la veracidad de las notas de los estudiantes. De no haber un notario en el colegio del estudiante, entonces recomendamos que el alumno pregunte a su coordinador local o a su familia, para que le digan dónde debe acudir exactamente.
¿Es obligatorio enviar a Welcome Languages una copia de la documentación (notas, cartas explicativas…) que se quiere legalizar en Estados Unidos?
No, no es obligatorio enviar a Welcome Languages una copia de la documentación que se desea legalizar. Sin embargo, es necesario tener en cuenta que cualquier error que ocurra durante la firma y preparación de las notas para la Apostilla, por pequeño que fuera, podría invalidar este proceso y hacer que la Secretaría de Estado devolviera toda la documentación sin la Apostilla de la Haya. La devolución de la documentación incorrecta incluiría una carta explicando los motivos que invalidan el proceso. De este modo, facilitar dicha documentación a nuestros agentes de Welcome Languages antes de ser firmada, sellada, notarizada y apostillada, podría facilitar que el error sea subsanado antes de continuar con el proceso.
Por tanto, se entiende que Welcome Languages no se hará responsable de ninguna legalización incorrecta que no les haya sido previamente consultada.
¿Cuáles son las razones más comunes para que el documento no sea debidamente apostillado?
Pueden ser: que la documentación no esté debidamente notarizada, que los datos personales que figuren en los Transcripts finales no estén completos o sean incorrectos, que el nombre del notario que verifique la autenticidad de los documentos no coincida con el reflejado en la Apostilla de La Haya o que alguno de los pasos no sea debidamente realizado, entre otras razones.
¿Cuánto cuesta legalizar las notas con la Apostilla de La Haya?
El coste derivado de la obtención de la Apostilla de La Haya puede variar en función del estado. No obstante, como norma general, una apostilla puede costar entre 10 – 20 dólares. Este coste deberá multiplicarse por el número de documentos que se desee apostillar.
¿Qué es el Money Order?
El Money Order es una forma de pago que puede ser comprada en algunos supermercados de Estados Unidos (por ejemplo, Walmart) o en cualquier banco. La cantidad indicada en el Money Order debe corresponderse con el coste indicado por la Secretaría de Estado correspondiente para la realización de este trámite.
¿Cuánto tiempo tarda la Secretaría de Estado en enviar la documentación con la Apostilla de La Haya al domicilio americano o español indicado?
El tiempo de envío puede variar en función de cada Secretaría de Estado. Como norma general, una vez la Secretaría de Estado emite la Apostilla de La Haya, la documentación suele tardar en llegar al domicilio americano o español indicado entre 15 días y 1 mes.
¿Es obligación de la familia americana o del coordinador local hacerse cargo del proceso de legalización de notas?
No. El proceso de legalización de notas es responsabilidad única y exclusiva del estudiante. Si bien es cierto que la familia anfitriona puede ayudarles durante toda la gestión, no hay que olvidar que este hecho siempre tendrá un carácter voluntario. De igual modo, es importante no delegar esta responsabilidad en la figura de los coordinadores locales, quienes no tendrán obligación de gestionar dicha gestión.
¿Cómo hay que preparar la información que se debe enviar a la Secretaría de Estado? Para enviar correctamente la documentación a la Secretaría de Estado hay que preparar 2 sobres:
- En el sobre 1 hay que poner la dirección donde se quiere recibir la Apostilla de la Haya (puede ser vuestro domicilio en España y pagaréis el envío internacional) o la dirección de vuestra familia americana o de algún amigo o conocido que después os lo pueda enviar sin problemas a España, con los sellos correspondientes para poder realizar el envío nacional..
- En el sobre 2 hay que meter el sobre 1, y la documentación que tengáis (Certificado de notas sellado y firmado por el Notario Público, certificado por el County Clerk, solo para aquellos que lo necesiten, la carta del estudiante dirigida a secretaría…). No os olvidéis del Money Order del coste de la Apostilla de la Haya.
Por ejemplo: Documentos preparados para enviar en el Post office en Arkansas – Prepara el Sobre 1 con el envío a Arkansas Secretary of State y prepara el Sobre 2 que irá dentro del Sobre 1 con tu dirección española o la dirección americana de tu familia o persona de confianza. Pagarás el envío nacional para que lleguen tus documentos a la Secretaría de Estado de Arkansas y dejarás prepagado el Sobre 2 (envío nacional o internacional, dependiendo de cuál sea la dirección que indiques donde quieres recibir los documentos legalizados con la Apostilla de la Haya).
Si quieres saber cómo convalidar tus estudios en el extranjero paso a paso, echa un vistazo a nuestro post.
